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Machines à affranchir - définition et avantages

Qu'est-ce qu’une machine à affranchir ?

Une machine à affranchir est un outil de bureau permettant de préparer et d'expédier le courrier facilement et rapidement. Cet appareil permet d’imprimer des timbres postaux valables pour l'affranchissement.

Comment ça marche?

Les machines à affranchir numériques sont connectées via un modem internet à la base de données de leur fabricant, ce qui permet de recharger son crédit automatiquement. Le type de produit (taille, poids de la lettre, etc) se choisi sur la machine elle-même et le prix de l'affranchissement s'affiche immédiatement sur l'écran. Les frais de livraison peuvent être déterminés automatiquement par la machine pour les courriers spéciaux qui ont un équilibre ou une échelle externe connectée.

Les fonctionnalités de la machine permettent de déterminer la taille et le volume de l'envoi. Grâce à ces deux variables (poids et taille), la machine calcule et imprime de la même manière que la poste. En outre, les machines à affranchir sont équipées d’un clavier qui permet d’entrer les montants d'affranchissement manuellement. Enfin, un module intégré dans la machine, le cahier des charges, fournit des renseignements sur le crédit total encore disponible.

En savoir plus : Comparez les prix des meilleures machines à affranchir

Les avantages d'une machine à affranchir

Une machine à affranchir vous fait économiser du temps

  • D’une part, la location d'une machine à affranchir vous évite d’aller à la Poste pour affranchir vos courriers. Outre les déplacements, elle vous évite ainsi la file d’attente au guichet. Certains facteurs acceptent même de prendre vos courriers pour vous éviter de vous déplacer jusqu’à la boite aux lettres. La Poste privilégie ce mode de fonctionnement et traite en priorité les envois des entreprises affranchis par machine à affranchir.

  • De même, la machine à affranchir vous évite de devoir coller les timbres un à un sur vos lettres. Selon certaines estimations, le gain de temps effectué s’élèverait à cinq heures par mois pour environ trente courriers envoyés par jour.

  • Par ailleurs, vous avez la possibilité de suivre plus rapidement vos dépenses postales grâce aux télé-relevés journaliers de consommation et la facture mensuelle.

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Possédez-vous une machine à affranchir ?

Une trésorerie simplifiée au maximum

Les machines à affranchir permettent de payer en fin de mois ou le mois d’après. Connectées directement avec La Poste, ces machines vous permettent d’obtenir mensuellement vos factures sans avoir à remplir aucune fiche. Cela évite donc les avances de trésorerie sur vos achats de timbres.

Par exemple une machine à affranchir peut contrôler et examiner toutes vos dépenses de manière automatique en disposant d’un système de gestion interne qui calcule vos dépenses d'affranchissement.

Faites des économies

L’affranchissement automatique du courrier se fait au centime d’euro près. Le courrier est pesé et affranchi précisément selon son poids. Le gaspillage lié au sur-affranchissement est ainsi éliminé ! Les tarifs postaux sont tous enregistrés dans la mémoire de l’appareil. Pour les machines reliées à un réseau internet, la mise à jour des tarifs se fait automatiquement. De cette manière, l’entreprise bénéficie toujours des tarifs les plus avantageux en choisissant l’affranchissement automatique.

Les machines à affranchir évitent les frais de déplacement puisque tout le courrier est traité au sein même de l’entreprise. Il n’est plus utile dès lors de se rendre tous les jours à La Poste ou de respecter des horaires précis pour oblitérer ses courriers. Un système de ramassage du courrier peut aussi être mis en place par La Poste.

Donner une image professionnelle à votre entreprise

Autre avantage de la machine à affranchir : elle permet de personnaliser les enveloppes d’expédition et de faire figurer le logo de la société sur tous les envois. Grâce à un système d’empreintes publicitaires personnalisables, les enveloppes peuvent afficher les coordonnées de la société, des offres promotionnelles, un message personnalisé ou des vœux de nouvelle année par exemple.

La machine à affranchir permet d'effectuer des envois personnalisés

Pour traiter le courrier de votre entreprise, vous êtes parfois contraint de devoir utiliser des types d’envois particuliers comme pour les tracts publicitaires ou les lettres remises contre signature.

Avec une machine à affranchir, vous avez aussi des tarifs préférentiels pour ces envois. Que ce soit pour la lettre expert, l’envoi de courriers publicitaires, la lettre suivie ou les colis, à chaque type d’envoi professionnel correspond un tarif pour la machine à affranchir.

Les autres avantages d'une machine à affranchir

  • Une grande facilité d’utilisation : Il suffit de sélectionner le produit sur l'écran de l'appareil, c'est à dire le bon tarif postal ainsi que la bonne impression, et le reste se fait automatiquement.

  • La recharge de crédit en ligne: Les crédits d'affranchissement numérique peuvent être rechargés en ligne.

  • Communication en ligne : Des données récentes, telles que des changements tarifaires, peuvent être communiquées via la connexion internet directement sur la machine à affranchir.

  • Fiabilité de l'outil : Rares défauts d’impression ou de fonctionnement